Порядок выдачи судебных дел и документов
в Краснинском районном суде Смоленской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с положениями нормативных

актов:

Конституции Российской Федерации;

«Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации» от 14 ноября
2002 №138-Ф3;

«Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации» от 18 декабря 2001
№174-ФЗ;

«Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» от
30.12.2001 №195-ФЗ;

"Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации" от
08.03.2015 №21-ФЗ;

Федерального закона «О средствах массовой информации»N22124-1 от 27
декабря 1991 года;

Федерального закона Российской Федерации № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к
информации о деятельности судов в Российской Федерации» от 22 декабря 2008 года;

Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»N125-ФЗ от 22
октября 2004 года;

Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» Ы77-ФЗ от 29
декабря 1994 года;

Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной
приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде
Российской Федерации № 36 от 29 апреля 2003 года;

Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и
использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов
общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном
Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г.N56;

Порядок устанавливает общие требования по ознакомлению с материалами дел
(иных материалов), выдаче подлинных документов, заверенных копий материалов дела,
письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу,
копий аудиозаписей судебных заседаний.

Требования, предусмотренные данным Порядком, являются обязательными для
всех работников Гагаринского районного суда Смоленской области.

2.Порядок исполнения запросов и выдачи дел из архива

2.1.Учёт поступивших заявлений о выдаче дел и документов ведёт отдел по
обеспечению судопроизводства и кадров.

2.2.Заявления, запросы с резолюцией председателя суда или судьи,
председательствующего по делу, передаются соответствующему секретарю суда - если
дело находится в отделе по обеспечению судопроизводства и кадров, работнику,
ответственному за работу архива - если дело списано в архив.

2.3.В запросе государственного органа или должностного лица должны
быть указаны:

основания направления запроса,

какая информация необходима либо название запрашиваемого документа и дата
его принятия,

фамилия, имя и отчество лица, в отношении которого запрашивается информация
или документ, либо наименование судебного дела,

необходимые иные сведения для выдачи документа (в том числе статьи обвинения,
срок наказания, основание освобождения, погашения или снятия судимости), адрес
отправителя, должность лица и его подпись.

2.4. 3апросы о предоставлении копий приговоров, постановлений об условно-
досрочном освобождении, иных документов из уголовных дел, судимости по которым
сняты или погашены, остаются без удовлетворения в соответствии с пунктом 6 статьи 86
УК РФ.

2.5.Запросы, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся,
считаются анонимными и не подлежат рассмотрению. При личном обращении в
приёмную суда недостающая информация должна быть восполнена.

2.6.Срок исполнения запросов не должен превышать 5 рабочих дней со дня
обращения. При сложных запросах срок может быть продлён, но не более чем на 30
дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Для иногородних представителей
работник суда, при наличии возможности, организует получение документов в тот же
день.

2.7.По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право
истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда судебные дела
направляются им в трехдневный срок заказной почтой или рассыльным.

По письменным требованиям и на основании распоряжения председателя суда
судебные дела прокурору или его заместителю независимо от участия в судебном
разбирательстве, в соответствии со ст. 36 Федерального закона от 17.01.1992N2202-1
«О прокуратуре Российской Федерации» направляются в трехдневный срок. Дела

направляются заказной почтой или с рассыльным.

До истечения срока обжалования дело не может быть истребовано из суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копия сопроводительного
письма, приговора или решения хранятся в контрольном папке.

2.8.Выдача дел, находящихся в архиве, для использования в рабочих целях
(например, при рассмотрении заявлений в порядке исполнения судебных постановлений)
производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей. Выдача дел
производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На
выданное дело заводится карта-заместитель, к которой прикрепляется копия
сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье,

работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно
запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и
подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель
изымается и хранится в архиве суда до минования надобности. Лицо, получившее
архивное дело, отвечает за его сохранность.

2.9.Работники в архиве суда, ответственные за хранение судебных дел,
обязаны контролировать возврат дел и не реже 1 раза в квартал докладывать
председателю суда или лицу его замещающему.

Контроль за соблюдением сроков возврата дел возлагается на работника суда,
ответственного за работу в архиве суда или лицо, его замещающее. В случае
установления факта нарушения сроков возвращения архивных дел выясняются причины
и принимаются меры к возврату архивных документов. При задержке возвращения
архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их
немедленного возврата в архив.

2.10.Работники, получившие дела из архива, отвечают за их сохранность.

3. Порядок выдачи судебных дел для ознакомления участников производства

3.1.Выдачанаходящихся в архиве судебных дел для ознакомления лицам,
участвующим в деле, их представителям, а также иным лицам осуществляется по их
письменному заявлению с разрешающей резолюцией председателя суда, а в его
отсутствие лица его замещающего.

По делам, находящимся в производстве суда, заявление указанными лицами может
быть подано на имя председательствующего по делу. В этом случае дело выдается для
ознакомления на основании разрешающей резолюции председательствующего по делу, а
при его отсутствии председателя суда.

В заявлениях с просьбой об ознакомлении с материалами судебного дела от иных
лиц обязательно указывается обоснование просьбы.

3.2.После регистрации заявления в Приемной суда, оно, не позднее следующего
дня, передается для рассмотрения председателю суда - по архивным делам, или
председательствующему по делу, находящемуся в производстве суда.

3.3.Суд обеспечивает сторонам возможность ознакомиться с материалами
судебных дел в течение 5 дней со дня получения ходатайства об ознакомлении.

3.4.Выдача судебного дела для ознакомления с его материалами производится
лицам, участвующим в деле, их представителям, а также иным лицам на основании
письменного заявления, ордера адвоката или доверенности при предъявлении
документов, удостоверяющих личность:

-по делам, находящимся в производстве суда, не сданным в отдел обеспечения
судопроизводства - секретарем судебного заседания или помощником, в производстве
которых осуществляется судебное разбирательство по делу;

-по делам, сданным в отдел судебного делопроизводства - секретарем суда;

-по делам, переданным на хранение в архив суда - работником суда, на которого
должностным регламентом возложены функции архивариуса.

3.5.Ознакомление с материалами дела осуществляется в присутствии и под
контролем уполномоченного на то работника суда в рабочее время для всех участников
процесса на общих основаниях. При этом в соответствии с Инструкцией по судебному

делопроизводству функции сотрудника, осуществляющего ознакомление, состоят в
следующем:

-предоставление помещения для ознакомления с материалами дел в условиях,
которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов
дел;

-предоставление возможности выписывать из дела любые сведения и в любом
объеме, снимать копии с необходимых документов, в том числе и с использованием
своих технических средств;

-осуществление контроля за сохранностью материалов дела и вещественных
доказательств.

3.6.Лица, ознакомившиеся с делом, делают письменную отметку о своем
ознакомлении с делом на документе, послужившим основанием для допуска к
ознакомлению с делом. При отказе лиц от подписи запись об ознакомлении
производится секретарем отдела судебного делопроизводства. Данный документ
подшивается к делу и вносится во внутреннюю опись дела.

3.7.Подлинные документы, представленные суду в ходе производства по делу,
(за исключением заявлений, ходатайств, жалоб и т.п.) возвращаются представившим их
участникам судопроизводства по письменному заявлению в течение ПЯТИ рабочих
дней с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей.

В некоторых случаях в выдаче подлинного документа может быть отказано
(например, исходя из характера спорных отношений, не может быть выдан подлинник
долговой расписки по гражданскому делу о взыскании долга, находящемуся в
производстве суда или рассмотренному по существу).

3.8.Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в
получении этого документа на копии, оставленной в деле. В случае направления
документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.

3.9.Суд не выдает копии документов из материалов судебных дел, в том числе
материалов досудебного характера, промежуточных судебных актов, протоколов
судебного заседания, поскольку данная обязанность суда законом не предусмотрена.

Самостоятельное изготовление копии протокола судебного заседания (при
наличии разрешающей визы на заявлении) возможно путем снятия этой копии без
участия суда в расходах по ее изготовлению. Расходы относятся на счет обратившегося
(приобретение бумаги, использование своей копировальной техники и т.д.) (решение
Верховного Суда РФ от 26.01.2005)

Осужденный может осуществлять копирование необходимых материалов дела с
использованием технических средств при помощи услуг адвоката либо иных доверенных
лиц.

3.10..Использование гражданами собственных техническим средств не должно
создавать существенные неудобства в работе аппарата суда по обеспечению
судопроизводства.

3.11.Копии документов из дела, самостоятельно изготовленные лицами при
ознакомлении с его материалами, судом не заверяются.

3.12.На основании мотивированного заявления с разрешающей резолюцией
председателя суда или председательствующего по делу судьи допускается снятие копий
материалов судебных дел лицами, допущенными к ознакомлению и не являющимися
участниками судебного разбирательства (сотрудниками правоохранительных органов,

представителями средств массовой информации и т.п. в связи с осуществлением ими
своей профессиональной деятельности).

Вопросы получения необходимой информации и судебных документов
журналистами, в том числе порядок и пределы получения информации, регулируются
Законом РФ «О средствах массовой информации», Федеральным законом «Об
информации, информатизации и защите информации» и Федеральным законом "Об
обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации".

Заявление должно содержать конкретный перечень документов из дела, с которых
заявитель желает снять копии.

3.13. Не допускается ознакомление с материалами дел и снятие копий
документов, содержащих сведения отнесенные законом к специальным категориям
персональных данных (ст. 10 Федерального закона «О персональных данных»), а также
составляющие тайну судопроизводства или ставшие известными суду и участникам
процесса в ходе проведения закрытых судебных разбирательств (с учетом требований
ст. 241 УПК РФ, ст. 10 ГПК РФ, ст. 11 КАС РФ).

4. Выдача копий судебных постановлений

4.1.Лицам, участвующим в деле, их представителям, которым Инструкцией по
судебному делопроизводству в районном суде предусмотрено обязательное вручение
копии судебного акта, копии вручаются под расписку или направляются им не позднее
пяти дней после дня принятия и (или) составления решения суда, без подачи
письменного заявления.

По уголовному делу потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику
или их представителям копия приговора вручается только при наличии ходатайства.

В остальных случаях копии решений, определений и постановлений суда
высылаются сторонам только при наличии письменного заявления.

При неполучении копии судебного акта, направленного посредством почтовой
связи, выдача копии судебного акта осуществляется только при наличии письменного
заявления.

4.2.Заявление о выдаче копии судебного постановления, может быть подано
лично в Приемную суда, направлено по почте в адрес суда, направлено посредством
факсимильной связи или электронной почты.

В заявлении необходимо указать, получал ли ранее заявитель копию судебного
акта. Если заявитель обращается с заявлением о повторной выдаче копии судебного акта,
то необходимо указать мотивы и основания обращения (например, для подачи жалобы,
для представления на исполнение и т. д.).

При отсутствии мотивированного заявления повторно копия судебного акта
(решения, определения, приговора, постановления), не выдается. Заявителю разъясняется
право повторно обратиться с заявлением о выдаче копий запрашиваемых документов, с
указанием мотивов и оснований просьбы.

4.3.Лицу, рассматривающему заявление о выдаче копии судебного
постановления, по его запросу, должна быть предоставлена полная информация о датах
выдачи и объемах изготовленных копий судебных документов по поступавшим ранее
запросам.

4.4.В заявлении о выдаче копий судебных постановлений по гражданскому,
уголовному, административному делу, делу об административном правонарушении,
вступивших в законную силу, от лиц не участвующих в рассмотрении дела, но чьи права
и законные интересы затронуты судебными постановлениями, обязательно указывается
какие права, и законные интересы этого лица затронуты.

4.5.После регистрации заявления о выдаче копии судебного постановления в
Приемной суда, оно передается для рассмотрения судье, председательствующему по
делу, а в его отсутствие председателю суда.

4.6.Срок выдачи из дела копий судебных постановлений не должен превышать
5 рабочих дней со дня поступления заявления.

4.7.Если заявитель не получил документ по истечении 15 рабочих дней со дня
регистрации заявления, изготовленные документы подлежат направлению ему по почте
посредством простой корреспонденции.

4.8.Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение,
постановление) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по
делу (в случае его отсутствия - председателя суда), секретаря суда либо иного
уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При
заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне
последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись")
проставляется штамп "Копия верна" и гербовая печать суда.

В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть
пронумерованы, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную
сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием
степлера. На оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается
наклейка с заверительной надписью.

В случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта
(приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На
выдаваемой копии судебного акта уполномоченным работником аппарата суда делается
отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не
вступило, и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве
какого суда, находится дело. Отметка о дате вступления его в законную силу или о том,
что оно в законную силу не вступило, заверяется печатью суда.

4.9.Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую
расписку. Расписка оформляется либо на заявлении о выдаче запрашиваемого документа,
либо на отдельном листе.

В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия
сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются
соответствующие отметки в справочном листе.

Заявление с отметкой о направлении или распиской получателя приобщается к
судебному делу

2.Выдача копий аудиозаписей судебного заседания.

2.1.Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания
осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей
(сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет.

2.2.Заявление о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания может быть
подано лично в Приемную суда, направлено по почте в адрес суда, направлено
посредством факсимильной связи или электронной почты, либо подано с
использованием ящика приема корреспонденции.

Срок выдачи копии аудиозаписи судебного заседания не должен превышать 10
рабочих дней со дня поступления заявления.

2.3.К письменному заявлению о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания
заявитель должен приложить оптический диск или иной материальный носитель (флеш-
карта, дискCD-R, DVD).Представленные в суд материальные носители не должны
содержать какую-либо информацию.

В письменном заявлении о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания
заявитель должен указать, что уведомлен о том, что материальный носитель,
приложенный к заявлению, подлежит форматированию.

При отсутствии приложенного к заявлению оптического диска или иного
материального носителя копия аудиозаписи судебного заседания не выдается. Заявителю
разъясняется право повторно обратиться с заявлением о выдаче копий аудиозаписи
судебного заседания, с приложением оптического диска или иного материального
носителя.

2.4.На письменном заявлении судья, в производстве которого находится (или
находилось) судебное дело, а при его отсутствия - председатель суда делает
соответствующую отметку о поручении работнику аппарата суда изготовить и выдать
копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в
случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

2.5.Перед записью аудиопротокола судебного заседания представленный в суд
материальный носитель подлежит форматированию уполномоченным работником
аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, при этом
предварительно уведомив лицо, подавшее соответствующее заявление.

2.6.Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление,
производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не
присоединенном к локальной сети суда, и не имеющем доступа в сеть Интернет.

2.7.Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

2.8.После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном
заявлении об изготовлении и выдаче уполномоченным работником аппарата суда
делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи,
делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к
материалам дела, при этом делается соответствующая отметка в справочном листе.

6.Ответственность за нарушение положений, установленных Порядком.

6.1. В случае, когда работник аппарата суда сам готовит документы, подлежащий
выдаче лицам, обращающимся в суд, он несет ответственность за их содержание. При

этом его ответственность распространяется на соответствие документа данным
информационной системы суда.

6.2.В случае утраты документов из дела либо самого дела при его ознакомлении
работник, выдавший дело для ознакомления, немедленно сообщает об этом начальнику
отдела, который докладывает об этом председателю суда.

6.3.По фактам утраты документов или дела по приказу председателя суда
проводится служебная проверка.

Материалы расследования вместе с выводами и предложениями докладываются
председателю суда для принятия решения.

6.4.В случае выявления вины работника, ответственного за сохранность дела, в
утрате дела, документов из него, выдачу процессуального документа, не
соответствующего данным информационной системы, председателем суда принимается
решение в соответствии с действующим законодательством.